Stages : les obligations de l'employeur

Conditions de recours à un stagiaire

Un stage correspond à une mise en situation temporaire en milieu professionnel permettant à l'élève ou l'étudiant d'acquérir des compétences professionnelles en lien avec sa formation et de se voir confier des missions conformes au projet pédagogique de son établissement d'enseignement.

Même si le stagiaire n'est pas considéré comme un salarié, il doit respecter les règles de l'établissement d'accueil : horaires, durée légale du travail, règles d'hygiène et de sécurité...

Attention : la durée du stage ne peut pas dépasser 6 mois par année d'enseignement (soit un maximum de 924 heures sur l'année, si le stage est réalisé par périodes fractionnées), sauf dérogations.

Convention obligatoire

Les stages doivent obligatoirement se dérouler dans le cadre d'une convention, qui doit être conforme à un modèle fixé par arrêté, signée entre :

• le stagiaire (et, s'il est mineur, son représentant légal),

• l'organisme d'accueil : entreprise, administration publique, collectivité territoriale, établissement de santé, association ou tout autre organisme,

• l'établissement d'enseignement ou de formation,

• l'enseignant référent au sein de l'établissement d'enseignement,

• le tuteur de stage au sein de l'organisme d'accueil.

La convention doit obligatoirement mentionner ou préciser :

• l'intitulé complet du cursus ou de la formation du stagiaire et son volume horaire par année ou semestre d'enseignement,

• les activités confiées au stagiaire,

• les noms de l'enseignant référent et du tuteur,

• les dates de début et de fin du stage et la durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire,

• les modalités d'autorisation d'absence,

• le taux horaire de la gratification, calculée sur la base de la présence effective du stagiaire, et les modalités de son versement,

• les avantages éventuels dont le stagiaire peut bénéficier (restauration, hébergement ou remboursement de frais, etc.),

• le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, notamment en cas d'accident de travail.

L'employeur doit tenir à jour la liste des conventions de stage conclues et inscrire les nom et prénoms des stagiaires accueillis dans une partie spécifique du registre unique du personnel (professionnels).

Si le stage a lieu à l'étranger, doit être annexée à la convention de stage une fiche d'information présentant la réglementation du pays d'accueil sur les droits et devoirs du stagiaire.

À noter : en cas d'embauche du stagiaire, dans les 3 mois après la fin du stage, la durée du stage est déduite de la période d'essai et prise en compte pour le calcul des droits liés à l'ancienneté.

Gratification

Un employeur qui accueille un stagiaire plus de 2 mois (soit l'équivalent de 44 jours à 7 heures par jour), au cours de la même année scolaire ou universitaire, doit obligatoirement lui verser une gratification minimale (professionnels).

La gratification est obligatoire dès lors que le stagiaire est présent dans l'organisme d'accueil à partir de la 309 exposant e heure incluse, même de façon non continue.

En dessous de ce seuil de durée, la gratification reste facultative pour l'employeur.

Dans certaines conditions, cette gratification est exonérée et bénéficie d'une franchise de cotisations sociales (professionnels).

Attestation de stage

En fin de stage, l'organisme d'accueil doit remettre au stagiaire une attestation de stage, qui peut être conforme à un modèle fixé par arrêté.

Elle doit mentionner la durée effective totale du stage et, le cas échéant, le montant total de la gratification versée.

Droits et avantages du stagiaire

Même si le stagiaire n'est pas considéré comme un salarié, il peut bénéficier de certains droits et avantages octroyés aux salariés (accès aux activités sociales et culturelles proposées par le comité d'entreprise par exemple).

Le remboursement des frais ne doit pas être compris dans la gratification mensuelle : ces indemnités doivent être payées en plus.