Organisation de l'assemblée générale des copropriétaires

Initiative de la réunion

Une réunion d'assemblée générale doit être organisée au moins une fois par an (assemblée générale annuelle ordinaire), mais elle peut l'être autant de fois que cela est nécessaire (assemblée générale extra-ordinaire).

La réunion d'assemblée générale peut être à l'initiative :

• du syndic (particuliers) de copropriété,

• du conseil syndical (particuliers),

• d'un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 1/4 des voix de l'ensemble des copropriétaires, sauf si le règlement de copropriété (particuliers) prévoit un nombre de voix moins élevé.

Lorsque l'initiative n'émane pas du syndic, la demande doit lui être formulée par courrier recommandé avec accusé de réception ou par acte d'huissier.

Le courrier doit indiquer les questions qui devront être inscrites à l'ordre du jour de l'assemblée générale demandée.

Fixation de l'ordre du jour

Un ordre du jour doit être fixé préalablement à la tenue de l'assemblée générale. Il s'agit d'un document récapitulant l'ensemble des questions qui devront être votées au cours de l'assemblée générale (un sujet non inscrit à l'ordre du jour peut être discuté en assemblée générale mais ne pourra faire l'objet d'un vote).

Le syndic (particuliers) assure la rédaction et la tenue de cet ordre du jour.

Le conseil syndical (particuliers) et, d'une manière générale, tout copropriétaire peut demander au syndic de faire figurer une ou plusieurs questions à l'ordre du jour de la prochaine assemblé générale.

La demande doit alors être formulée au syndic par courrier recommandé avec avis de réception ou par fax avec récépissé.

Cette notification peut être faite à tout moment avant l'envoi de la convocation à l'assemblée générale.

Auteur

En principe, c'est le syndic de copropriété (particuliers) qui doit procéder à la convocation de l'assemblée générale des copropriétaires, y compris s'il n'est pas à l'initiative de l'assemblée générale envisagée.

À défaut, une mise en demeure doit lui être adressée par courrier recommandé avec accusé de réception.

Si le syndic n'a pas convoqué l'assemblée générale des copropriétaires dans les 8 jours suivant sa mise en demeure, le conseil syndical (particuliers) peut le faire à sa place.

En cas de défaillance du conseil syndical, l'assemblée générale peut être provoquée par tout copropriétaire dans le cadre d'une saisine en référé du tribunal de grande instance (particuliers).

Contenu minimum

La convocation doit être écrite et mentionner :

• le lieu, la date et l'heure de la réunion,

• les questions inscrites à l'ordre du jour de la réunion,

• les modalités de consultation des justificatifs de charges avant la tenue de l'assemblée générale.

Documents complémentaires obligatoires

En fonction de la nature des questions inscrites à l'ordre du jour, des documents supplémentaires doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation.

La remise de certains documents conditionnent ainsi la validité des futures décisions. C'est le cas notamment :

• des documents comptables et financiers pour l'approbation des comptes,

• du projet de budget prévisionnel avec le comparatif du dernier budget lorsqu'il doit être voté,

• des projets de contrat et devis pour voter des travaux,

• des projets de texte pour entériner une modification du règlement de copropriété ou de répartition des charges.

Certains documents doivent par ailleurs être notifiés à titre d'information à chaque copropriétaire dans les mêmes conditions. Tel est le cas par exemple :

• des annexes au budget prévisionnel,

• de l'état détaillé des sommes perçues par le syndic au titre de sa rémunération,

• de l'avis rendu par le conseil syndical lorsque cet avis est obligatoire,

• du projet de l'état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire en vue de l'approbation des comptes.

Forme de la convocation

La convocation de l'assemblée générale doit être notifiée à chaque copropriétaire :

• par lettre recommandée avec accusé de réception,

• au moins 21 jours avant la réunion (sauf urgence).