Accès aux documents administratifs

Principe : documents administratifs communicables

Les documents administratifs (particuliers), sont communicables sauf ceux relatifs à certains organismes ou ceux qui visent des personnes identifiées.

Documents administratifs non communicables

Sont notamment considérés comme documents administratifs non communicables :

• les avis du Conseil d'État et des juridictions administratives,

• les documents des juridictions financières (Cour des comptes, chambres régionales des comptes),

• les documents d'instruction du Défenseur des droits,

• les documents dont la consultation ou la diffusion porterait atteinte au secret des délibérations du Gouvernement, de la Défense nationale, à la conduite de la politique extérieure, à la sûreté de l'État, à la sécurité publique, à la monnaie et au crédit public.

Toutefois, il est possible d'accéder partiellement à ces derniers documents, lorsque les mentions " sensibles", ou protégeant le secret, peuvent être cachées ou isolées du reste du document.

Documents relatifs aux personnes

Certains documents administratifs, qui concernent une personne, ne sont communicables qu'à celle-ci (ou à la personne expressément mandatée par elle et agissant en son nom, par exemple un avocat ou un délégué syndical). Il s'agit des documents :

• dont la communication porterait atteinte au secret de la vie privée, au secret médical,

• qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne nommément désignée ou facilement identifiable,

• qui mentionnent le comportement d'une personne et dont la divulgation pourrait lui porter préjudice.

Toutefois, même un document administratif accessible au seul intéressé peut être, dans certains cas, communicable à quiconque, dès lors que les mentions "personnelles" peuvent être masquées ou dissociées du document.

Documents soumis à un régime particulier

La communication de certains documents administratifs est soumise à des règles particulières. Il s'agit par exemple  :

• des budgets ou comptes administratifs des communes, des procès-verbaux des conseils municipaux, des arrêtés municipaux dont la communication est régie par le code général des collectivités territoriales,

• de la liste des personnes assujetties à l'impôt sur le revenu ou à l'impôt sur les sociétés,

• du casier judiciaire qui relève du code de procédure pénale,

• du dossier individuel lié aux mesures de suspension ou de retrait de points du permis de conduire régi par le code de la route.

Documents archivés

Les documents administratifs, librement communicables, sont accessibles même s'ils ont fait l'objet d'un dépôt aux archives publiques.

Les archives publiques sont communicables.

Le délai varie selon la nature des informations que contient le document demandé. Par exemple, l'accès aux registres de naissance et mariage de l'état civil est libre, à l'issue d'un délai de 75 ans.

Les registres de décès sont, quant à eux, immédiatement communicables.

Les documents administratifs non librement communicables (documents sensibles ou contenant des informations sur les personnes), deviennent accessibles à l'issue d'un délai compris entre 25 et 100 ans.

Forme de la demande

Vous devez faire votre demande à l'administration, ou à l'organisme privé chargé de la gestion d'un service public, qui détient le document (particuliers).

Il ne s'agit pas forcément de l'administration ou de l'organisme qui l'a élaboré.

La demande peut être faite oralement ou par courrier. Il est préférable toutefois de rédiger une lettre et d'en conserver une copie datée, pour garder une trace de la démarche en cas d'absence de réponse de l'administration. L'administration ne peut pas exiger de demande écrite.

Par ailleurs, vous n'avez pas à motiver votre demande ou à justifier d'une qualité particulière ou d'un intérêt à agir.

Personne responsable de l'accès aux documents administratifs

La plupart des administrations et des organismes privés chargés de la gestion d'un service public doivent nommer, dans leurs services, une personne responsable de l'accès aux documents administratifs. Elle est chargée de réceptionner les demandes de communication, et les éventuelles réclamations. Elle veille à leur instruction.

Sa désignation doit être portée à la connaissance du public (notamment sur le site internet des administrations ou organismes privés).

Formes de la communication des documents

Vous pouvez accéder, à votre choix, à un document administratif ou à un document d'archives publiques soit :

• par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas,

• par la délivrance, à vos frais, d'une copie sur papier ou support électronique, sauf impossibilité technique,

• par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique.

Toutefois, votre liberté de choix s'exerce dans la limite des possibilités techniques de l'administration (par exemple format du document incompatible avec celui demandé) et dans le respect de la bonne conservation des documents.